MIS NOTA BAB 8 : INFORMATION SYSTEM MANAGEMENT

8.0    PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT

8.1       FUNGSI DAN ORGANISASI JABATAN SISTEM MAKLUMAT

Fungsi utama jabatan sistem maklumat adalah seperti berikut:

• Merancang penggunaan Sistem Maklumat untuk mencapai matlamat dan strategi organisasi.

• Menguruskan hubungan sumber luar.

• Melindungi maklumat aset.

• Membangun, mengendalikan, dan menyelenggara infrastruktur pengkomputeran organisasi.

• Membangun, mengendali, dan menyelenggara aplikasi.

     

Rajah 11-1 menunjukkan hubungan pelaporan peringkat atas biasa. Seperti yang anda akan belajar dalam kelas pengurusan anda, struktur organisasi berbeza-beza bergantung kepada saiz organisasi, budaya, persekitaran yang kompetitif, industri, dan factor-faktor lain. Pertubuhan yang lebih besar dengan bahagian bebas akan mempunyai sekumpulan eksekutif kanan seperti yang ditunjukkan di sini untuk setiap bahagian. Syarikat-syarikat kecil mungkin menggabungkan beberapa jabatan ini. Pertimbangkan struktur dalam Rajah 11-1 sebagai tipikal.

Rajah 11-1

      Tugas pengurus utama jabatan Sistem Maklumat berbeza dari organisasi ke organisasi. Tugas umum adalah ketua pegawai maklumat, atau CIO. Tugas umum yang lain adalah naib presiden perkhidmatan maklumat, pengarah perkhidmatan maklumat, dan kurang biasa pengarah perkhidmatan komputer. Dalam Rajah 11-1, CIO, seperti eksekutif kanan lain, melaporkan kepada ketua pegawai eksekutif (CEO), walaupun kadang kala eksekutif ini melaporkan kepada Ketua Pegawai Operasi (COO), yang juga melaporkan kepada CEO. Di sesetengah syarikat, laporan CIO kepada ketua pegawai kewangan (CFO).

      Rajah 11-1 menunjukkan jabatan Sistem Maklumat tipikal dengan empat kumpulan dan fungsi staf pentadbiran data. Kebanyakan jabatan Sistem Maklumat termasuk pejabat Teknologi yang menyiasat teknologi sistem maklumat baru dan menentukan bagaimana organisasi dapat memanfaatkannya. 

      Sebagai contoh, pada hari ini banyak organisasi menyiasat peluang media sosial dan peluang awan elastik dan merancang bagaimana mereka boleh menggunakan keupayaan tersebut untuk mencapai matlamat dan objektif mereka. Individu yang dipanggil ketua pegawai teknologi, atau CTO, sering mengetuai kumpulan teknologi. CTO menilai teknologi baru, idea baru, dan keupayaan baru dan mengenal pasti mereka yang paling relevan dengan organisasi. Pekerjaan CTO memerlukan pengetahuan mendalam tentang teknologi maklumat dan keupayaan untuk membayangkan dan membuat inovasi aplikasi untuk organisasi. Kumpulan seterusnya dalam Rajah 11-1, Operasi, menguruskan infrastruktur pengkomputeran, termasuk komputer individu, ladang server dalam rumah, rangkaian, dan media komunikasi. Kumpulan ini termasuk pentadbir sistem dan rangkaian. Seperti yang anda akan pelajari, satu fungsi penting untuk kumpulan ini adalah untuk memantau pengalaman pengguna dan memberi respons kepada masalah pengguna.

      Kumpulan ketiga dalam jabatan Sistem Maklumat dalam Rajah 11-1 adalah Pembangunan. Kumpulan ini menguruskan proses mewujudkan sistem maklumat baru serta mengekalkan sistem maklumat sedia ada. Saiz dan struktur kumpulan pembangunan bergantung kepada sama ada program dibangunkan di rumah. Jika tidak, jabatan ini akan dikendalikan terutamanya oleh penganalisis perniagaan dan sistem yang bekerja dengan pengguna, operasi, dan vendor untuk memperoleh dan memasang perisian berlesen dan untuk menyediakan komponen sistem di sekitar perisian tersebut. Sekiranya organisasi membangunkan program di dalam rumah, jabatan ini juga akan merangkumi pengaturcara, jurutera ujian, penulis teknikal, dan kakitangan pembangunan lain.

      Kumpulan jabatan Sistem Maklumat terakhir dalam Rajah 11-1 ialah Hubungan Outsourcing. Kumpulan ini wujud dalam organisasi yang telah merundingkan perjanjian penyumberan luar dengan syarikat lain untuk menyediakan peralatan, aplikasi, atau perkhidmatan lain. Tujuan kumpulan ini adalah melindungi aset data dan maklumat dengan mewujudkan standard data dan amalan dan dasar pengurusan data. Terdapat banyak variasi pada struktur jabatan Sistem Maklumat yang ditunjukkan dalam Rajah 11-1. Dalam organisasi yang lebih besar, kumpulan operasi mungkin terdiri daripada beberapa jabatan yang berbeza. Kadang-kadang ada kumpulan yang berasingan untuk data pergudangan dan data data.

8.2       ORGANISASI MERANCANG PENGGUNAAN SISTEM MAKLUMAT

      Perbincangan ini mengenai fungsi Sistem Maklumat dengan perancangan. Rajah 11-4 menyenaraikan fungsi perancangan Sistem Maklumat utama.

 

• Menyelaraskan Sistem Maklumat dengan strategi organisasi

      Tujuan sistem maklumat adalah membantu organisasi mencapai matlamat dan objektifnya. Untuk berbuat demikian, semua sistem maklumat mestilah sejajar dengan strategi persaingan organisasi. Dua strategi pertama ialah organisasi boleh menjadi pemimpin kos sama ada merentasi industri atau dalam segmen industri. Sebagai alternatif, untuk strategi kedua, sesebuah organisasi dapat membezakan produk atau perkhidmatannya di seluruh industri atau dalam segmen. Apa pun strategi organisasi, CIO dan jabatan Sistem Maklumat mestilah sentiasa berjaga-jaga untuk menyelaraskan Sistem Maklumat dengannya.

• Berkomunikasi adalah isu kepada kumpulan Eksekutif

      Fungsi perancangan IS kedua dalam Rajah 11-4. CIO adalah wakil Sistem Maklumat dan isu IT dalam kakitangan eksekutif. CIO menyediakan perspektif Sistem Maklumat semasa perbincangan mengenai penyelesaian masalah, cadangan, dan inisiatif baru. Sebagai contoh, apabila mempertimbangkan penggabungan, adalah penting bahawa syarikat mempertimbangkan integrasi sistem maklumat dalam entiti yang digabungkan. Pertimbangan ini perlu ditangani semasa penilaian peluang penggabungan. Sering kali, isu tersebut tidak dipertimbangkan sehingga selepas perjanjian itu ditandatangani. Pertimbangan sedemikian adalah satu kesilapan; kos integrasi perlu difokuskan ke dalam ekonomi pembelian. Melibatkan CIO dalam perbincangan peringkat tinggi adalah cara terbaik untuk mengelakkan masalah tersebut.

• Membangunkan dan Menguatkuasakan keutamaan Sistem Maklumat di dalam jabatan

      Fungsi perancangan Sistem Maklumat seterusnya dalam Rajah 11-4 merangkumi keutamaan. CIO mesti memastikan bahawa keutamaan yang bersesuaian dengan strategi organisasi keseluruhan dibangunkan dan kemudian disampaikan kepada jabatan Sistem Maklumat. Pada masa yang sama, CIO juga mesti memastikan bahawa jabatan itu menilai cadangan dan projek untuk menggunakan teknologi baru berdasarkan kepada keutamaan yang dikomunikasikan. Oleh itu, CIO bukan sahaja perlu mewujudkan dan menyampaikan keutamaan seperti itu, tetapi juga menguatkuasakannya. Jabatan mesti menilai setiap cadangan, pada peringkat terawal mungkin, sama ada ia konsisten dengan matlamat organisasi dan sejajar dengan strateginya. Selain itu, tiada organisasi yang mampu melaksanakan setiap idea yang baik. Malah projek-projek yang selaras dengan strategi organisasi mesti diberi keutamaan. Objektif setiap orang dalam jabatan Sistem Maklumat mestilah membangunkan sistem paling sesuai, dengan mengambil kira kekangan masa dan kewangan.

• Menaja Jawatankuasa Pemandu

      Fungsi perancangan akhir dalam Rajah 11-4 ialah menaja jawatankuasa pemandu. Sebuah jawatankuasa pemandu adalah sekumpulan pengurus kanan dari fungsi perniagaan utama yang bekerja dengan CIO untuk menetapkan keutamaan Sistem Maklumat dan membuat keputusan di antara projek utama dan alternatif Sistem Maklumat. Jawatankuasa pemandu berfungsi sebagai fungsi komunikasi penting antara Sistem Maklumat dan pengguna. Dalam jawatankuasa pemandu, kakitangan sistem maklumat boleh membincangkan potensi inisiatif Sistem Maklumat dan arah dengan komuniti pengguna. Pada masa yang sama, jawatankuasa pemandu menyediakan forum bagi pengguna untuk menyatakan keperluan, kekecewaan dan isu lain yang mereka ada dengan jabatan . Lazimnya, jabatan  menetapkan jadual dan agenda jawatankuasa pemandu dan menjalankan mesyuarat. Ketua Pegawai Eksekutif dan ahli-ahli kakitangan eksekutif lain menentukan keanggotaan jawatankuasa pemandu.

8.3       KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENYUMBERAN LUAR

       Outsourcing adalah proses menyewa organisasi lain untuk melaksanakan perkhidmatan. Penyumberan Luar dilakukan untuk menjimatkan kos, untuk mendapatkan kepakaran, dan untuk meluangkan masa pengurusan. Bapa pengurusan moden, Peter Drucker, dikatakan berkata, "Bilik belakang anda adalah ruang depan orang lain." Sebagai contoh, dalam kebanyakan syarikat, menjalankan kafeteria bukan merupakan fungsi penting untuk kejayaan perniagaan; Oleh itu, kafeteria pekerja adalah "ruang belakang". Google ingin menjadi pemimpin dunia dalam pencarian dan perkakasan dan aplikasi pengkomputeran mudah alih, semuanya disokong oleh pendapatan iklan yang semakin meningkat. Ia tidak mahu diketahui dengan seberapa baik ia menjalankan kafeteriya.        Dengan sentimen Drucker, Google lebih baik menyewa syarikat lain, yang mengkhususkan diri dalam perkhidmatan makanan, untuk menjalankan kafeteriya. Oleh kerana perkhidmatan makanan adalah "ruang depan syarikat", syarikat itu akan lebih mampu memberikan produk berkualiti dengan harga yang adil.

      Penyumberan luar kepada vendor makanan juga akan membebaskan pengurusan Google dari perhatian ke kafeteria. Kualiti makanan, penjadualan chef, pengambilan garpu plastik, pelupusan sisa, dan sebagainya, semuanya akan menjadi kebimbangan syarikat lain. Google boleh menumpukan pada carian, pengkomputeran mudah alih, dan pertumbuhan pendapatan pengiklanan.

Banyak syarikat hari ini telah memilih untuk mengeksport sebahagian daripada aktiviti sistem maklumat mereka. Rajah 11-5 menyenaraikan sebab yang popular untuk berbuat demikian. Pertimbangkan setiap sebab utama.

 

Rajah 11 -5

Kelebihan Pengurusan

       Penyumberan luar boleh menjadi cara mudah untuk mendapatkan kepakaran.  Penyumberan luar boleh menjadi cara yang mudah dan cepat untuk mendapatkan kepakaran itu. Satu lagi sebab untuk penyumberan luar adalah untuk mengelakkan masalah pengurusan. Di PRIDE Systems, membina sebuah pasukan pembangunan dan ujian yang besar mungkin lebih daripada keperluan dan keperluan syarikat Penyumberan pembangunan berfungsi menyelamatkan mereka daripada memerlukan kepakaran ini. Begitu juga, sesetengah syarikat memilih untuk penyumberan untuk menjimatkan masa dan perhatian pengurusan. Toshio di Falcon Security mempunyai kemahiran untuk menguruskan projek pembangunan perisian baru, tetapi dia mungkin memilih untuk tidak meluangkan masa. Perhatikan juga bahawa ia bukan hanya masa Toshio. Ia juga mengambil masa daripada pengurus kanan yang meluluskan pembelian dan pengambilan permintaan untuk aktiviti tersebut

Pengurangan Kos

       Sebab –sebab lain memilih penyumberan sumber ialah pengurangan kos . Dengan penyumberan luar, organisasi boleh mendapatkan perkhidmatan sambilan. Satu lagi manfaat penyumberan luar adalah untuk mendapatkan skala ekonomi. Jika 25 organisasi membangunkan aplikasi gaji mereka sendiri, maka apabila perubahan undang-undang cukai, 25 kumpulan yang berbeza perlu belajar undang-undang baru, mengubah perisian mereka untuk memenuhi undang-undang, menguji perubahan, dan menulis dokumentasi yang menerangkan perubahan. Walau bagaimanapun, jika 25 organisasi yang sama mengundurkan diri kepada penjual gaji yang sama, maka penjual itu boleh membuat semua pelarasan sekali, dan kos perubahan boleh dilunaskan ke atas mereka semua (dengan itu menurunkan kos yang harus dikenakan oleh penjual).

Pengurangan Risiko

       Alasan lain untuk penyumberan luar adalah untuk mengurangkan risiko. Pertama, penyumberan luar boleh menanggung risiko kewangan. Dalam kontrak penyumberan luar biasa, vendor penyumberan akan bersetuju dengan kontrak harga tetap bagi perkhidmatan. Ini berlaku, contohnya, apabila syarikat mengeksport perkakasan mereka kepada vendor awam. Dalam kes pertama, penyumberan luar mengurangkan risiko dengan menetapkan jumlah yang perlu dibayar; pada yang kedua, ia memastikan bahawa sedikit wang dibelanjakan sehingga kerja selesai. Kedua, penyumberan luar dapat mengurangkan risiko dengan memastikan tahap kualiti tertentu atau mengelakkan risiko mengalami kualiti yang tidak bermutu. Sebuah syarikat yang mengkhususkan diri dalam perkhidmatan makanan tahu apa yang perlu dilakukan untuk memberikan kualiti tertentu.

Risiko Penyumberan Luaran

      Dengan banyak kelebihan, anda mungkin tertanya-tanya mengapa mana-mana syarikat mempunyai fungsi Sistem maklumat / Teknologi Maklumat dalaman. Malah, penyumberan luar memberikan risiko ketara.

Kehilangan Kawalan

      Risiko pertama penyumberan luar adalah kehilangan kawalan. Untuk penyumberan luar berorientasikan perkhidmatan, katakan, penyumberan luar infrastruktur IT, vendor berada di kerusi pemandu. Setiap vendor outsource mempunyai kaedah dan prosedur untuk perkhidmatannya. Organisasi dan pekerja mestilah mematuhi prosedur tersebut.

      Sebuah organisasi dapat mencari dirinya sendiri dalam kelemahan kompetitif kerana ia tidak dapat menawarkan perkhidmatan IS yang sama seperti pesaingnya. Kebimbangan lain adalah potensi kehilangan modal intelektual. Syarikat mungkin perlu mendedahkan rahsia, kaedah, atau prosedur perdagangan proprietari kepada pekerja vendor outsourcing. Sebagai sebahagian daripada operasi biasa, vendor itu boleh memindahkan pekerja ke organisasi bersaing, dan syarikat mungkin kehilangan modal intelektual seperti yang berlaku.

      Kerugian tidak perlu kecurian intelektual; ia sememangnya mungkin bahawa pekerja vendor belajar bekerja dengan cara yang baru dan lebih baik di syarikat anda, dan kemudian mereka mengambil pembelajaran itu kepada pesaing anda. Begitu juga, semua perisian mempunyai kegagalan dan masalah.

Manfaat Lebih Baik daripada Kos Jangka Panjang

      Manfaat awal penyumberan luar boleh muncul dengan lebih besar. Penutupan pendedahan kewangan, pengurangan masa dan perhatian pengurusan, dan pembebasan banyak masalah pengurusan dan kakitangan adalah mungkin. (Kemungkinan besar, vendor outsource menjanjikan manfaat ini.) Penyumberan luar mungkin kelihatan terlalu bagus untuk menjadi kenyataan.

      Selain itu, vendor outsource mungkin mengubah strategi penetapan harga dari masa ke masa. Pada mulanya, sesebuah organisasi mendapat tawaran yang kompetitif daripada beberapa vendor sumber luar. Walau bagaimanapun, sebagai vendor yang menang belajar lebih banyak tentang perniagaan dan apabila hubungan berkembang antara pekerja organisasi dengan vendor, sukar bagi firma lain untuk bersaing untuk kontrak berikutnya.

      Penjual menjadi sumber tunggal secara de facto dan, dengan sedikit tekanan kompetitif, mungkin menaikkan harganya. Satu lagi masalah adalah bahawa organisasi boleh mencari sendiri membayar untuk salah urus organisasi yang lain, dengan sedikit pengetahuan bahawa itu berlaku.

Tiada jalan keluar yang mudah

      Tiada jalan keluar yang mudah Kategori akhir penyumberluaran risiko menyekat perjanjian. Untuk satu, pekerja vendor outsourcing telah mendapat pengetahuan yang ketara terhadap syarikat itu. Mereka tahu keperluan pelayan dalam sokongan pelanggan, mereka tahu corak penggunaan, dan mereka tahu prosedur terbaik untuk memuat turun data operasi ke dalam gudang data. Akibatnya, kekurangan pengetahuan akan membuat sukar untuk membawa pulang perkhidmatan di luar rumah. Juga, kerana vendor telah begitu terintegrasi dengan kemasukan ke dalam perniagaan, syarikat berpisah boleh menjadi sangat berisiko.

8.4       HAK DAN TANGGUNGJAWAB PENGGUNA

      Anda juga mempunyai tanggungjawab ke arah jabatan Sistem Maklumat dan organisasi anda. Khususnya, anda mempunyai tanggungjawab untuk mempelajari kemahiran komputer asas dan mempelajari teknik dan prosedur untuk aplikasi yang anda gunakan. Anda tidak boleh mengharapkan pegangan tangan untuk operasi asas. Anda juga tidak sepatutnya menerima latihan berulang dan sokongan untuk isu yang sama. Anda mempunyai tanggungjawab untuk mematuhi prosedur keselamatan dan sandaran. Ini penting terutamanya kerana tindakan yang anda gagal mengambil mungkin menyebabkan masalah untuk rakan-rakan dan organisasi anda serta untuk anda. Khususnya, anda bertanggungjawab untuk melindungi kata laluan anda. Ini penting bukan sahaja untuk melindungi komputer anda tetapi, kerana pengesahan intersystem, juga untuk melindungi rangkaian organisasi dan pangkalan data anda

.

      Anda mempunyai tanggungjawab untuk menggunakan sumber komputer anda dengan cara yang selaras dengan dasar majikan anda. Ramai majikan membenarkan e-mel terhad untuk urusan keluarga kritikal semasa berada di tempat kerja tetapi tidak menggalakkan e-mel biasa yang kerap dan panjang. Anda mempunyai tanggungjawab untuk mengetahui dasar majikan anda dan mengikutinya. Selanjutnya, jika majikan anda mempunyai dasar mengenai penggunaan peranti mudah alih peribadi di tempat kerja, anda mempunyai tanggungjawab untuk mengikutinya.

      Anda juga bertanggungjawab untuk tidak membuat modifikasi perkakasan yang tidak dibenarkan ke komputer anda dan memasang hanya program yang dibenarkan. Salah satu sebab dasar ini adalah bahawa jabatan IS anda membina program penyelenggaraan automatik untuk menaik taraf komputer anda. Perkakasan dan program yang tidak dibenarkan mungkin mengganggu program ini. Di samping itu, pemasangan perkakasan atau program yang tidak dibenarkan boleh menyebabkan masalah kepada jabatan IS yang perlu diperbaiki.

      Anda mempunyai tanggungjawab untuk memasang kemas kini komputer dan pembetulan apabila  diminta berbuat demikian. Ini amat penting untuk patch yang berkaitan keselamatan, sandaran, dan pemulihan. Apabila ditanya untuk input kepada keperluan untuk sistem yang baru dan disesuaikan, anda mempunyai tanggungjawab untuk mengambil masa yang diperlukan untuk memberikan pemikiran dan kompilasi Akhirnya, anda mempunyai tanggungjawab untuk merawat profesional sistem maklumat secara profesional. Semua orang bekerja untuk syarikat yang sama, semua orang mahu berjaya, dan profesionalisme dan kesopanan akan pergi jauh di semua pihak. Satu bentuk tingkah laku profesional adalah mempelajari kemahiran komputer asas supaya anda mengelakkan melaporkan masalah remeh.